Secretaria virtual: exemplo de modernização administrativa nos Serviços Académicos da Faculdade de Belas-artes da Universidade de Lisboa

Abstract

A modernização dos serviços públicos, como resposta às exigências de resultados (eficiência, redução de custos, melhor qualidade de serviço) e de adequação às necessidades e expectativas da sociedade, tem estado, desde as duas últimas décadas do século passado, na agenda dos Governos de praticamente todos os Estados desenvolvidos. De igual forma, também a área do Ensino Superior, com o advento do Processo de Bolonha, tem sido colocada perante novas exigências de qualidade e rigor (incluindo naturalmente os seus serviços administrativos) que requerem uma resposta cabal. Partindo destas duas premissas, pretende-se estabelecer um projecto estruturado de modernização dos Serviços Académicos da Faculdade de Belas-Artes (que são o interlocutor privilegiado da mesma com um abrangente leque de cidadãos/clientes, incluindo alunos e docentes) no qual são pilares estratégicos as tecnologias de informação e comunicação. Aqui destaca-se a introdução da Secretaria Virtual, sistema através do qual alunos e docentes terão acesso a uma série de serviços on-line, tais como lançamento e consulta de notas, realização de inscrições, pedidos de certidão, etc. Assim, pretende-se apostar no intensificar da interacção electrónica, como forma privilegiada de incrementar a produtividade e eficiência dos processos, bem como de aumentar a satisfação dos utentes dos Serviços Académicos, procurando ir assim de encontro às suas necessidades. Através destes mecanismos procura-se ainda promover valores fundacionais do serviço público, tais como a transparência e equidade.

The modernization of public services, in response to the demands for results (efficiency, reduction of costs, improved service quality) and to fit the needs and expectations of the society, has been, since the two last decades of the past century, in the Governments agenda of nearly every developed State. Added to this, with the arrival of the Bologna Process, the Higher Education area as also been placed towards new demands of quality and strictness (which naturally includes its administrative services) that require a correct response. From this two premises, this work pretends to set up a structured project for the modernization of the Faculty of Fine Arts’ Academic Services (which are the Faculty’s privileged interlocutor with a wide set of citizens/costumers, including students and teachers) in which the strategic pillars are the information and communication technologies. In this area the remark goes to the implementation of the Secretaria Virtual (Virtual Academic Office), a service through which students and teachers will gain access to a wide range of on-line services, such as the registration and consult of marks, enrolments, requisition of transcripts of records, etc. Therefore, the target is the intensification of the electronic interaction, as a privileged way of seeking the increase in the productivity and efficiency of the administrative processes, as well as the improvement in the satisfaction of the Academic Services customers, in order to meet their needs. In addition, these mechanisms seek also to promote the founding values of the public service, such as transparency and equity.