Transformação digital: inovação no processo de aprovisionamento no setor hospitalar

Abstract

O processo de aprovisionamento, no setor hospitalar público, é crítico para a prestação de cuidados de saúde e também complexo pela necessidade de conciliar a resposta atempada às manifestações de necessidades de compra de bens e serviços com a procura da qualidade e quantidade adequada, contenção de custos e o cumprimento do extenso normativo legal que regula este processo. O presente trabalho em formato de projeto empresa visa encontrar uma solução para melhorar o processo de aprovisionamento da organização, de forma a aumentar a rapidez na satisfação das necessidades de bens e serviços, identificar a tecnologia para o suportar e manter a governação do processo. Na sequência da análise do processo atual foram identificadas as causas do problema e, com base na informação recolhida na bibliografia e em organizações de referência, concebeu-se a solução para melhoria heurística do processo orientada para: (i) eliminação de atividades; (ii) capacitação dos colaboradores; (iii) automatização de atividades. A publicação do Código dos Contratos Públicos, ao permitir o uso de plataformas eletrónicas, criou um potencial de inovação no processo de aprovisionamento das entidades públicas, mas é preciso um esforço para abandonar as práticas tradicionais de trabalho e adotar novas rotinas e comportamentos para que a organização usufrua dos benefícios potenciais da transformação digital. A solução proposta dá resposta às questões de investigação colocadas e inclui o desenho do novo processo, a tecnologia de suporte, o modelo de governação, e ainda a forma de implementação, concebida considerando a informação recolhida na literatura e no "benchmarking" realizado.

In the public hospital sector, the procurement process assumes a critical aspect in the healthcare provision. It is also complex in the way that there is a necessity to reconcile the prompt response to the goods and services purchase needs with the right quality and quantity quest, cost containment and the fulfilment of the process' extensive legal regulations. The present work takes the form of "company project" and aims to find a solution to improve the organization procurement process in order to increase the celerity in the satisfaction of goods and service’s needs. It also aims to identify the technology to support and maintain the process governance. Following the analysis of the current process, the problem causes were identified and, based on the gathered information in literature and in reference organizations, a solution was design in order to improve the heuristic-oriented process towards: (i) activities elimination; (ii) empowerment of the workers; (iii) activities automation. The use of electronic platforms, allowed by the Public Procurement Law publication, created an innovation potential in the public entities procurement process. However an effort is needed in order to abandon traditional working practices and to adopt new routines and behaviors, so that the organization will profit from the potential benefits of the digital transformation. The proposed solution responds to the questions raised in the investigation and includes the new process design, the supporting technology, the governance model and also the implementing form, which was conceived considering the information gathered in literature and in the benchmarking held.