Lean thinking in healthcare phlebotomy services: a case study

Abstract

Lean Thinking arises as a solution to address the rising costs of healthcare. This dissertation aims to evaluate the potential of applying Lean tools to healthcare phlebotomy services. Furthermore, a theoretical framework is provided in order to support the present research. Case study’s methodology is applied to the phlebotomy service of a private and a public hospital of Lisbon where direct observation and informal interviews are performed to internal and external customers. Value stream mapping, process activity mapping, spaghetti diagram and time value map are applied to the core process of a phlebotomy service: blood collection. Healthcare customers are identified and their perception of value is revealed. Waste is identified using the selected tool, recognised in the methodology, and improvement suggestions are proposed. The outcome of this research shows that the application of Lean thinking can convey possible gains to healthcare phlebotomy services if improvement suggestions are implemented, as the process would become more precise and reduce the total cycle time benefiting internal and external customers, increasing process efficiency. Considering the elimination of waste in the blood collection process, median total time’s reduction is expected to be by 47% for Lusíadas Hospital and 37% for São Francisco Xavier Hospital, in addition to reducing the median wasteful time by 54% and 46%, respectively, and the reduction of the distance covered by phlebotomists, receptionists and technical staff involved.

Lean Thinking surge como uma solução para lidar com o aumento dos custos em saúde. Esta dissertação tem como objetivo avaliar o potencial de aplicação de ferramentas Lean aos serviços de flebotomia (colheita de sangue) em saúde, sendo fornecido suporte teórico para apoiar a presente pesquisa. A metodologia do estudo de caso é aplicada ao serviço de flebotomia de um hospital privado e de um hospital público de Lisboa, onde observações diretas e entrevistas informais são realizadas a clientes internos e externos. Value stream mapping, process activity mapping, spaghetti diagram e time value map são aplicados ao processo central de um serviço de flebotomia. Os clientes de saúde são identificados e a sua perceção do valor é revelada. Os desperdícios são identificados pela ferramenta selecionada, presente na metodologia, e sugestões de melhoria são propostas. O resultado desta dissertação revela que a aplicação do pensamento Lean pode trazer possíveis ganhos aos serviços de flebotomia se as sugestões de melhoria forem implementadas. O processo tornar-se-á mais preciso e reduzirá o seu tempo total beneficiando clientes internos e externos, aumentando a eficiência do processo. Considerando a eliminação de desperdícios no processo de colheita de sangue, espera se que a redução da mediana do tempo total seja de 47% para o Hospital Lusíadas e 37% para o Hospital São Francisco Xavier (SFX), além da redução da mediana do tempo de desperdício em 54% e 46%, respetivamente, e a redução da distância percorrida pela equipa técnica envolvida.