Implementação de serviços partilhados: Centralização do processamento das remunerações no Ministério da Educação e Ciência

Abstract

A necessidade de “eliminar as estruturas sobrepostas na estrutura do Estado, reduzindo o número de organismos e entidades, mantendo a qualidade na prestação do serviço público” (Madureira et al., 2013), através da implementação de soluções que permitissem uniformizar processos, sistemas de informação e otimização da estrutura de recursos humanos existente, foi uma realidade que foi sentida no Ministério da Educação e Ciência (MEC). Atualmente, existe no MEC uma elevada fragmentação orgânica e orçamental com oitocentos e quinze organismos a processar remunerações, o que para além de potenciar a aplicação de entendimentos divergentes a situações idênticas é geradora de uma enorme dispersão de recursos, muitos dos quais sem o conhecimento adequado, para interpretarem e aplicarem a legislação vigente em matéria de Recursos Humanos. Esta fragmentação orgânica, ao não permitir o cruzamento de informação, impossibilita a identificação de situações de inconformidade legal, procedimental e processual, promovendo consequentemente uma enorme incerteza na qualidade do trabalho desenvolvido em matéria de informação de natureza orçamental. Recorrendo às Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), foi possível com uma única solução informática, associada à centralização do processamento num organismo, o Instituto de Gestão Financeira da Educação, I. P., com a implementação de serviços partilhados, aumentar a eficiência e a eficácia, melhorar processos, libertar recursos, criar valor, reduzir custos e prestar serviços de excelência a todos os Serviços e Organismos do Ministério da Educação e Ciência. A solução sugerida, para o processamento em apreço, para o universo de trabalhadores envolvidos, cerca de cento e cinquenta e dois mil e trezentos, assenta na plataforma, Systems, Applications & Products in Data Processing – SAP ERP.

The need to "eliminate overlapping structures in the state structure, reducing the number of agencies and organizations while maintaining quality in the provision of public service" (Madureira et al., 2013), by implementing solutions that would allow standardizing processes, information systems and optimization of existing human resources structure was a reality that was felt at the Ministry of Education and Science. Currently, exist at MEC a high organic and budgetary fragmentation with hundred and fifteen structures to process salaries, that in addition to promote the application of divergent understandings to identical situations is generating a huge dispersion of resources, many without adequate knowledge to interpret and apply according to current legislation on Human Resources. This organizational fragmentation, by not allowing the crossing of information makes it impossible to identify situations of legal nonconformity, procedural and bureaucratic, hence promoting a huge uncertainty in the quality of work in the field of budgetary nature information. Using Information and Communication Technologies (ICT), it’s possible with a single software solution, combined with centralized processing in a structure, the Financial Management Institute of Education, IP, with the implementation of shared services, increase the efficiency and improved effectiveness processes, free up resources, create value, reduce costs and provide excellent services to all services in Organisms of Education and Science Ministry. The suggested solution to the processing in question, to the universe of workers involved, about one hundred and fifty-two thousand, three hundred, is based on the platform, Systems, Applications & Products in Data Processing - SAP ERP.